IMPLEMENTING ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) FORSTRATEGIC COMPETITIVE ADVANTAGE

Introduction

Sebuah perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem adalah perangkat lunak sistem paket yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggunaan yang efisien dan efektif sumber daya (persediaan, bahan, sumber daya manusia, penjualan, pemasaran, keuangan, informasi pelanggan, dll) dengan menyediakan total , solusi terpadu untuk kebutuhan yang pemrosesan informasi. [4] ERP memungkinkan organisasi untuk memperoleh keunggulan kompetitif dengan menghemat sumber daya dan merespon lingkungan bisnis yang terus berubah. ERP dapat memberikan hasil yang kuat dengan mengkoordinasikan informasi yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan ekuitas merek. [4] Banyak organisasi, baik besar maupun kecil, telah atau akan menerapkan sistem ERP dalam upaya untuk mendapatkan posisi strategis dengan mengkoordinasikan proses bisnis dan menghilangkan pemisahan departemen yang menghambat komunikasi yang efektif dan efisien. [5] software ERP menjalankan operasi inti bisnis, termasuk pemasaran, transportasi, keuangan / akuntansi, produksi, persediaan, manajemen order, pengadaan, manajemen hubungan pelanggan, dan manajemen sumber daya manusia. Namun, implementasi sering terfragmentasi dan terdepartementalisasi, dan aplikasi yang berbeda memiliki berbagai tingkat keberhasilan.

Definisi ERP
Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan, atau ERP, tidak hidup sampai singkatan. Lupakan perencanaan-tidak melakukan banyak itu-dan melupakan sumber daya, istilah pakai. Tapi ingat bagian perusahaan. Ini adalah ambisi benar ERP. Perangkat lunak ini mencoba untuk mengintegrasikan semua departemen dan fungsi seluruh perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan individu departemen.

Membangun sebuah program perangkat lunak tunggal yang melayani kebutuhan masyarakat di bidang keuangan, serta seperti halnya orang-orang dalam pemasaran dan gudang adalah perintah tinggi. Masing-masing departemen biasanya memiliki sistem komputer sendiri dioptimalkan untuk cara tertentu yang departemen melakukan tugasnya. Tapi ERP menggabungkan mereka semua bersama-sama ke, program perangkat lunak yang terintegrasi yang berjalan dari sebuah database tunggal sehingga berbagai departemen dapat lebih mudah berbagi informasi dan berkomunikasi satu sama lain. Bahwa pendekatan terpadu dapat memiliki pengembalian yang luar biasa jika perusahaan menginstal perangkat lunak dengan benar.

Mengambil pesanan pelanggan, misalnya. Biasanya, ketika seorang pelanggan tempat pesanan, agar memulai perjalanan sebagian besar berbasis kertas dari kotak masuk ke inbox di seluruh perusahaan, seringkali mengetik dan re-mengetik ke dalam sistem komputer yang berbeda departemen sepanjang jalan. Semua yang "duduk-duduk di sekitar" di inbox menyebabkan penundaan dan kehilangan pesanan, dan semua keying ke dalam sistem komputer yang berbeda mengundang kesalahan. Sementara itu, tidak ada satu orang di perusahaan yang benar-benar tahu apa status order pada suatu titik tertentu karena tidak ada cara untuk tenaga penjualan, misalnya, masuk ke sistem komputer gudang untuk melihat apakah item telah dikirimkan. "Anda harus memanggil gudang" adalah menahan diri akrab didengar oleh pelanggan frustrasi.

ERP berhasil membunuh sistem komputer standalone lama dalam pemasaran, keuangan, SDM, manufaktur dan gudang, dan menggantikan mereka dengan program perangkat lunak terpadu tunggal dibagi menjadi modul software yang kira-kira mendekati sistem mandiri tua. Logistik, keuangan, manufaktur dan gudang semua masih mendapatkan perangkat lunak mereka sendiri, kecuali sekarang software ini terkait bersama-sama sehingga seseorang di departemen penjualan atau keuangan dapat melihat ke dalam perangkat lunak gudang untuk melihat apakah pesanan telah dikirimkan. Kembali di tahun 90-an ERP dikembangkan sebagai monolit terintegrasi, tetapi sebagian besar vendor 'software sejak itu menjadi cukup fleksibel bahwa organisasi dapat menginstal beberapa modul tanpa membeli seluruh paket. Banyak organisasi, misalnya, akan menginstal hanya keuangan ERP atau modul HR dan meninggalkan sisa fungsi untuk hari lain.

Improving a Company’s Business Performance with ERP

Harapan terbaik ERP untuk menunjukkan nilai adalah sebagai semacam "pemukulan ram" untuk meningkatkan cara organisasi mengambil pesanan pelanggan dan proses yang menjadi faktur dan pendapatan atau dikenal sebagai proses pemenuhan pesanan. Itulah sebabnya ERP sering disebut sebagai software back-office. Ini tidak menangani proses penjualan di muka (meskipun sebagian besar vendor ERP baru-baru ini dikembangkan manajemen hubungan pelanggan CRM-- - software untuk melakukan hal ini). ERP berfokus pada bagaimana memberikan yang lebih besar respon perusahaan dan kepuasan pelanggan. Ketika perwakilan layanan pelanggan memasuki pesanan pelanggan ke dalam sistem ERP, mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan urutan (peringkat kredit pelanggan dari modul keuangan, memesan sejarah dari modul CRM, tingkat persediaan perusahaan dari modul gudang dan Jadwal truk pengiriman dermaga itu dari modul logistik).

Karyawan di departemen yang berbeda semua melihat informasi yang sama dan dapat memperbaruinya. Ketika satu departemen selesai dengan pesanan, maka secara otomatis dialihkan melalui sistem ERP ke departemen berikutnya. Untuk mencari tahu di mana order pada setiap titik, karyawan hanya perlu login ke dalam sistem ERP untuk menelusurinya. Dengan keberuntungan, proses pemesanan bergerak seperti "sambaran petir melalui organisasi, dan pelanggan mendapatkan pesanan mereka lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan dari sebelumnya. ERP dapat menerapkan bahwa sihir yang sama dengan yang lain proses bisnis utama, seperti peramalan penjualan, imbalan kerja atau pelaporan keuangan. Itu, setidaknya, adalah impian ERP. Kenyataannya tidak begitu cerah.

Proses menggunakan inbox mungkin belum efisien, tapi itu sederhana. Penjualan melakukan tugasnya, gudang melakukan tugasnya, dan jika ada pergi ke luar salah dinding departemen, itu adalah masalah orang lain. Tidak lagi. Dengan ERP, perwakilan layanan pelanggan tidak lagi hanya juru ketik memasukkan nama seseorang ke dalam komputer dan menekan tombol kembali. Layar ERP membuat mereka pengusaha. Seberapa penting adalah pelanggan ini kepada kami? Ini berkedip dengan sejarah penjualan dan kredit rating pelanggan dari pemasaran dan keuangan dan tingkat persediaan produk dari gudang. Apakah pelanggan membayar untuk urutan terakhir belum? Apakah kita dapat mengirimkan orde baru tepat waktu? Ini adalah keputusan yang perwakilan layanan pelanggan tidak pernah harus membuat sebelumnya, dan jawaban mempengaruhi pelanggan dan setiap departemen lain di perusahaan. Tapi itu bukan hanya perwakilan layanan pelanggan yang harus bangun. Orang-orang di gudang yang digunakan untuk menyimpan persediaan di kepala mereka atau di atas kertas sekarang perlu untuk menaruh informasi online. Jika tidak, layar layanan pelanggan reps 'akan menunjukkan tingkat persediaan rendah dan repetisi dan manajer segmen akan memberitahu pelanggan bahwa barang yang diminta tidak ada dalam stok. Akuntabilitas, tanggung jawab dan komunikasi tidak pernah diuji seperti ini sebelumnya.

Orang tidak ingin mengubah, dan ERP meminta mereka untuk mengubah cara mereka melakukan pekerjaan mereka. Itulah sebabnya nilai ERP sangat sulit untuk dijabarkan. Perangkat lunak ini kurang penting dibandingkan perubahan perusahaan membuat dengan cara mereka melakukan bisnis. Jika ERP digunakan untuk merampingkan pemenuhan pesanan dan manufaktur dan cocok sumber daya perusahaan untuk nilai seumur hidup pelanggan untuk perusahaan, organisasi harus melihat nilai dari perangkat lunak. Jika organisasi hanya menginstal perangkat lunak tanpa berusaha untuk meningkatkan cara karyawan melakukan pekerjaan mereka, mereka mungkin tidak melihat nilai apapun untuk implementasi ERP. [2] Perangkat lunak baru bisa memperlambat operasi dengan hanya mengganti perangkat lunak lama bahwa karyawan tahu dengan software baru yang membutuhkan banyak belajar untuk menerapkan secara efektif.

Why ERP Projects Often Fail

Pada tingkat yang paling sederhana, ERP adalah seperangkat praktik terbaik untuk melakukan berbagai tugas di departemen organisasi, termasuk keuangan, pemasaran, manufaktur dan gudang. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak, karyawan harus mengadopsi metode kerja yang digariskan dalam perangkat lunak. Jika karyawan di departemen yang berbeda yang menggunakan ERP tidak setuju bahwa metode kerja tertanam ke dalam perangkat lunak yang lebih baik daripada yang mereka gunakan saat ini, mereka akan menolak menggunakan perangkat lunak dan akan ingin TI untuk mengubah perangkat lunak sesuai dengan cara mereka saat ini melakukan hal-hal. Di sinilah proyek ERP sering rusak.

Perkelahian politik meletus atas bagaimana-atau bahkan whether- software akan diinstal. IT akan macet di panjang, upaya kustomisasi mahal untuk memodifikasi perangkat lunak ERP untuk menyesuaikan dengan keinginan baron bisnis yang kuat '. Kustomisasi membuat perangkat lunak yang lebih stabil dan lebih keras untuk mempertahankan ketika akhirnya tidak datang untuk hidup. Karena ERP mencakup begitu banyak dari apa bisnis tidak, kegagalan dalam perangkat lunak dapat membawa organisasi untuk berhenti-harfiah.

TI dapat memperbaiki bug cukup cepat dalam banyak kasus dan beberapa perusahaan besar dapat menghindari menyesuaikan ERP dalam beberapa mode. Setiap bisnis berbeda dan pasti akan memiliki metode kerja yang unik yang vendor tidak dapat menjelaskan ketika mengembangkan perangkat lunak. Perusahaan kesalahan membuat adalah asumsi bahwa mengubah kebiasaan masyarakat akan lebih mudah daripada mengubah perangkat lunak. [2] Mendapatkan karyawan untuk menggunakan perangkat lunak untuk memperbaiki cara mereka melakukan pekerjaan mereka adalah jauh tantangan yang lebih besar. Jika karyawan resisten terhadap perubahan, maka proyek ERP lebih mungkin untuk gagal. Michael Donovan telah melakukan penelitian pada topik ERP dan percaya bahwa ada lima alasan untuk kinerja yang buruk dalam implementasi ERP:


1. Strategi Operasi tidak mendorong bisnis desain dan penyebaran

2. Pelaksanaan waktu lebih lama dari yang diharapkan

3. Kegiatan persiapan Pra-implementasi dilakukan dengan buruk, jika sama sekali

4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

5. Biaya untuk melaksanakan itu jauh lebih besar daripada yang diantisipasi [2]

Advantages of ERP

Untuk organisasi besar untuk dapat menyelaraskan operasi kompleks memungkinkan untuk memfokuskan upaya pada sumber daya dengan potensi keuntungan paling. Sistem ERP dapat memberikan data diandalkan yang dapat digunakan di seluruh perusahaan. Hal ini terutama berlaku dalam mengkoordinasikan fungsi pemasaran, penjualan dan hubungan pelanggan. Sebelum ERP, itu hampir mustahil untuk melaksanakan kompleks, pemasaran responsif, penjualan, atau kegiatan logistik. Berbagi informasi melalui ERP dapat mengakibatkan bertukar informasi untuk persediaan sehingga mengurangi biaya dan mentransfer informasi waktu, membantu perusahaan untuk menjadi lebih terbuka terhadap permintaan pelanggan. Data berbagi dengan vendor, termasuk aktual dan diperkirakan penjualan, serta rencana masa depan dan prakiraan, arus rantai pasokan dan mengimplementasikan pendekatan pengisian kolaboratif.

Fungsi sumber daya manusia dapat ditingkatkan melalui ERP dengan menghapus redundansi dan tediousness dari kegiatan sehari-hari. Hal ini memungkinkan lebih banyak waktu untuk dihabiskan pada tugas-nilai tambah, yang pada gilirannya menyebabkan pekerjaan yang lebih memuaskan bagi pengusaha. Sebagai karyawan menjadi lebih berdaya, mereka menjadi lebih terlibat dalam pengambilan keputusan. Dengan pelatihan yang tepat dan bimbingan, mereka dapat membuat keputusan sendiri tanpa dekat, pengawasan atasan mereka, yang memungkinkan atasan mereka untuk menghabiskan lebih banyak waktu pada kegiatan bernilai tambah.

Penggunaan sistem terintegrasi menjadi luas di banyak industri, termasuk industri produk konsumen. Manfaat adalah meningkatkan kepuasan karyawan, membangun loyalitas pelanggan dan memperluas keunggulan kompetitif. "Coca Cola didukung keberhasilannya dengan memberikan keputusan alat real time untuk tenaga penjualan sementara di lapangan. Ini ditempatkan pemasaran, promosi, dan informasi iklan di ujung jari tenaga penjualan untuk memastikan bahwa pengecer memiliki produk yang tepat pada waktu yang tepat. "[1] ERP mencoba untuk membantu departemen kurang kompatibel, seperti akuntansi, produksi, dan logistik, dan arus kemampuan mereka untuk berbagi data. Hambatan dipecah oleh ERP antar departemen, yang memungkinkan gerakan cairan data penting antara fungsi. Gerakan ini memungkinkan organisasi untuk menuai banyak manfaat. "Fujitsu, General Motors, dan Boeing, untuk beberapa nama, telah mengalami penurunan waktu siklus untuk menutup keuangan, pelaporan keuangan global yang efisien, dan resolusi internal untuk memasok masalah rantai.

Disadvantages of ERP

Seperti setiap proyek, ada kelemahan yang menyertai keuntungan. Dengan implementasi ERP, itu tidak berbeda. Kebanyakan kekurangan, namun, berhubungan langsung dengan pelaksanaan dan organisasi itu sendiri. Menurut sebuah artikel oleh Traci Barker dan Dr. Mark Frolick, Hershey dan Whirlpool dua perusahaan besar yang memiliki masalah dengan implementasi ERP. Pada l999, Hershey memiliki masalah mendistribusikan produknya secara global karena sistem baru yang ditargetkan untuk menangani mengisi dan perintah belanja tidak berfungsi dengan baik. Whirlpool mengalami kemunduran juga ketika sistem mereka dilaksanakan untuk meningkatkan pengiriman dan faktur pengolahan dalam perusahaan. Kedua Hershey dan masalah Whirlpool mungkin bisa dihindari jika aspek-aspek tertentu dari pelaksanaan ditangani secara berbeda dan sesuai dengan rekomendasi konsultan. "Meskipun setiap paket ERP individu mungkin memiliki downfalls atau masalah kustomisasi, sebagian besar masalah ERP berasal dari sebuah implementasi yang tidak ditangani dengan baik." [1]

Mengingat bahwa hampir setengah dari implementasi ERP berakhir dengan kegagalan, perencanaan yang tepat, membuat keterlibatan karyawan wajib, dan berkomunikasi dengan manajemen atas harus di bagian atas daftar ketika mempertimbangkan implementasi ERP.

Critical Success Factors

"Menerapkan sistem ERP sendiri merupakan proses yang dimulai dengan perencanaan untuk sistem. Setelah perencanaan selesai, tim proyek embarks dan kemudian bergerak melalui sejumlah tahapan proyek diskrit. Setelah sistem ini dan berjalan, mungkin ada ulasan pasca-pelaksanaan dan kemudian fase stabilisasi. "[6]

Appropriate Business and IT Legacy Systems

Tidak setiap organisasi dapat memiliki kesuksesan yang sama dengan strategi tertentu implementasi ERP. "Bisnis dan TI sistem warisan menentukan tingkat TI dan perubahan organisasi diperlukan untuk keberhasilan implementasi ERP. Semakin besar kompleksitas sistem warisan, semakin besar jumlah teknologi dan organisasi perubahan yang diperlukan. "[3]

Business Plan and Vision

Implementasi ERP tidak terjadi dalam semalam. Ini adalah proses panjang yang membutuhkan kesabaran, karena itu, tujuan yang jelas, rencana bisnis dan visi yang diperlukan untuk membimbing usaha organisasi yang sedang berlangsung. [3]

BPR (Business Process Reengineering)

Seperti halnya jenis proses implementasi, perubahan harus terjadi selama proses bahwa jika sewaktu-waktu ditentukan bahwa ada lebih solusi biaya yang efektif atau efisien. "Perusahaan harus bersedia menerima praktek terbaik tertanam, bila memungkinkan, dan memodelkan proses bisnis mereka sesuai dengan yang digambarkan oleh sistem." [3]

Change Management Culture and Program

"Pengakuan Top manajemen dari kebutuhan untuk perubahan adalah sama pentingnya dengan kuat perlunya perubahan, manajemen puncak lebih mungkin dan stakeholder akan mendukung implementasi ERP." [3] pelatihan dan pendidikan biasanya hal pertama dipotong ketika anggaran menjadi masalah. Tapi pelatihan dan pendidikan sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. [3]

Communication

Komunikasi adalah kunci sukses dari strategi baru atau implementasi. Harapan dan tujuan membantu organisasi mengenali tonggak dalam proses ERP. "Pengguna perlu tahu bahwa umpan balik yang mereka tawarkan mengenai proses dan masalah dengan ERP akan diterima dan bertindak. Komunikasi yang lengkap dan terbuka dapat memanfaatkan keberhasilan dan memfasilitasi pembelajaran perusahaan-lebar. "[3]

ERP Teamwork and Composition

Teamwork dan komposisi adalah kunci sukses untuk hampir semua proyek yang dimulai oleh bisnis. Hal ini tidak berbeda dengan proyek Enterprise Resource Planning. Proyek ERP harus melibatkan semua bidang fungsional bisnis dan harus memerintahkan upaya l00% dan kerjasama antara pakar teknis dan bisnis, serta pengguna akhir. [3] "Ini harus seimbang, lintas fungsional, dan terdiri dari campuran konsultan eksternal dan staf internal sehingga staf internal dapat mengembangkan keterampilan teknis yang diperlukan untuk desain dan implementasi." [3]

Monitoring and Evaluation of Performance

Seperti setiap proyek, maka perlu memiliki tujuan dan tonggak ditetapkan untuk mengukur efek dari pelaksanaan. Tujuan dan tonggak perlu dimonitor secara aktif untuk melacak kemajuan pelaksanaan. [3]

Project Champion

Sebuah juara proyek adalah seseorang yang mengkomunikasikan rencana implementasi ERP dan monitor dan keseluruhan proses. "Implementasi ERP biasanya membutuhkan karyawan menempatkan dalam jam yang panjang lebih dari tugas pekerjaan rutin mereka. Jam panjang dan stres dapat menurunkan moral karyawan, membutuhkan juara proyek untuk meningkatkan moral anggota tim proyek dan memastikan komitmen dari semua anggota. "[3]

Project Management

Sebuah bagian penting dari keberhasilan dalam implementasi ERP adalah manajemen proyek yang baik. Pelaksanaan umumnya dievaluasi berdasarkan sejauh mana waktu dan anggaran persyaratan terpenuhi. "Sebuah kelompok individu atau orang harus diberikan tanggung jawab untuk mendorong kesuksesan." [3]

Software Development, Testing and Troubleshooting

Pengembangan dan pengujian sistem implementasi ERP harus dipikirkan dengan baik dan berhasil sesuai. "Organisasi menerapkan ERP harus bekerja sama dengan vendor dan konsultan untuk menyelesaikan masalah software. Pengujian perangkat lunak yang ketat dan canggih memudahkan implementasi. Integrasi sistem homegrown dan produk perangkat lunak khusus dengan ERP suite diperlukan untuk mencapai manfaat penuh dari pelaksanaan. "[3]

Top Management Support

Diidentifikasi sebagai salah satu faktor keberhasilan yang paling utama dari implementasi ERP, dukungan manajemen puncak diperlukan untuk publik dan secara eksplisit mendukung pelaksanaan proyek dan menganggap prioritas utama. "Manajemen senior harus dilakukan dengan keterlibatan dan kemauan untuk mengalokasikan sumber daya berharga untuk upaya pelaksanaan mereka sendiri. Ini melibatkan tidak hanya menyediakan jumlah yang tepat waktu dan sumber daya untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan, tetapi juga personil yang diperlukan untuk pelaksanaan. "[3]

CONCLUSION

ERP memungkinkan organisasi untuk memaksimalkan berbagi mulus data di seluruh organisasi, mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengambil keuntungan dari bisnis e. Ada banyak alasan untuk sukses implementasi ERP karena ada proyek gagal. Namun, keberhasilan tampaknya sering diukur oleh apakah atau tidak proyek datang tepat waktu dan sesuai anggaran. Mengetahui apa yang mendefinisikan proses ERP dan mengetahui apa yang dapat membuat pelaksanaan sukses dan apa yang bisa membuatnya gagal adalah penting.