Gathering Performance Information

Chapter 6

6.1 APPRAISAL FORMS

Informasi dari performance dibuat menggunakan formulir. Ada 2 jenis formulir, formulir elektronik dan formulir kertas. Formulir yang digunakan baik secara elektronik maupun kertas harus memiliki komponen-komponen berikut:

1)      Basic employee information

Meliputi : job title, divisi tempat ia bekerja, departemen, informasi grup lainnya, nomor pegawai, salary classification.

2)      Accountabilities objectives and standards

Meliputi : Nama dan deskripsi dari setiap accountability karyawan pada atasannya, objektif yang telah disetujui antara manager dan karyawan, perluasan dari objektif yang telah dicapai.

3)      Competencies and indicators

Berisi kemampuan-kemampuan yang employee miliki + indikator-indikator yang dapat meningkatkan kinerja kayawan.

4)      Major achievements

Berisi hal apa saja yang telah diraih oleh karyawan.

5)      Developmental achievements

Informasi mengenai perkembangan goals untuk mereview performance yang telah dicapai. Dapat mencakup banyak aktivitas seperti kursus yang diambil untuk mempelajari skill baru.

Kemajuan skill yang telah dicapai dapat ditulis dalam formulir.

6)      Developmental needs, plans, and goals

Berisi mengenai informasi spesifik goals serta perkembangan needs, plan, dan goals perusahaan. Dimana karyawan dikemabangkan secara terpisah dengan karyawan lain.

7)      Stakeholder input

Stakeholder adalah orang-orang yang berinteraksi langsung dengan karyawan dan mempengaruhi performance karyawan.

Contoh: karyawan di rating dalam team worknya oleh sesama rekan kerjanya

      Karyawan di rating dalam kopetensi nyata oleh customer yang ia layani.

8)      Employee comments

Komentar-komentar untuk karyawan mengenai kinerja yang baik yang harus dikembangkan lagi dan kineja yang buruk yang harus karyawan perbaiki.

9)      Signatures

Tanda tangan supervisor yang menyatakan bahwa mereka telah melihat dan mendiskusikan kinerja karyawan yang dirating.

6.2 CHARACTERISTICS OF APPRAISAL FORMS

Karakteristik formlulir yang baik adalah sebagai berikut:

1)      Simplicity = formulir harus mudah dimengerti, cepat diisi, jelas.

2)      Relevancy = formulir yang baik harus menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan yang karyawan lakukan, meskipun ini bukan merupakan alat untuk meningkatkan performance.

3)      Descriptiveness = formulir yang baik harus mendeskripsikan hasil kinerja karyawan secara medetail sehingga siapapun yang membaca formulir tsb dapat mengerti pada hasil kinerja karyawan.

4)      Adaptability = bisa diadaptasi di segala situasi dan dapat digunakan oleh orang yang berbeda dan divisi yang berbeda.

5)      Comprehensiveness = menunjukkan semua area dari performance yang dihasilkan pada periode tertentu.

6)      Definisional clarity = kompetisi dan hasil dalam perusahaan dijelaskan secara jelas oleh perusahaan pada karyawannya. Sehingga setiap orang mengevaluasi dengan cara yang sama.

7)      Communication = harus bisa dikomunikasikan ke semua karyawan dan semua atasan (komunikasi 2 arah).

8)      Time orientataion = tidak hanya mengukur hasil yang telah lampau tetapi mengukur juga hasil yang akan datang.  

6.3 DETERMINING OVERALL RATING

Formulir yang telah selesai digunakan untuk menghitung performance score dan hasil score tersebut digunakan sebagai dasar pengalokasian reward.

Ada 2 macam strategis untuk memperoleh overall rating employee:

Judgmental = terdiri dari pertimbangan dari tiap aspek kinerja dan lalu dibuat dalam suatu ringkasan yang dapat dipertimbangkan.

Mechanical = terdiri dari pertimbangan score pertama yang ditugaskan kepada masing-masing karyawan sebagai  bagian wujud penilaian dan lalu menambahkannya sampai  memperoleh satu score yang menyeluruh.

6.4 APPRAISAL PERIOD AND NUMBER OF MEETINGS

Seberapa lama seharusnya periode perhitungan appraisal ?

1. An annual review = kurang efektif karena atasan dan bahawah tidak mempunyai cukup waktu untuk mendiskusikan hasil dari performance.
2. Semi annual review = dilakukan 6 bulan sekali
3. Even quartely formal review = dilakukan setiap 3 bulan sekali.

Yang paling baik adalah semi annual review dan quarterly formal review, karena atasan dan bawahan memiliki cukup waktu untuk memberikan feedback atas apa yang telah dilakukan dan memperbaiki apa yang salah. Makin sering melakukan review atau inspeksi makin baik, kerena bisa mencegah kegagalan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Performance management system meliputi 6 formal meeting yang dilakukan subordinate dan supervisor, diantaranya:

1)      System inauguration

Diskusi mengenai system kinerja apa yang digunakan, atasan dan bawahan mendiskusikan mengenai identifikasi dari tanggung jawab yang dilakukan atasan dan bawahan.

2)      Self appraisal

Pertemuan dimana karyawan menilai dirinya sendiri, bagaimana pandangan tentang dirinya sendiri, dan performance apa yang harus diperbaiki dan ditingkatkan.

3)      Classical performance

Pertemuan antara supervisor dengan karyawan untuk membicarakan performance karyawan pada waktu lampau dan tidak berfokus pada performance apa yang seharusnya dilakukan dimasa yang akan datang.

4)      Merit/ salary review

Mendiskusikan gaji dan salary yang akan karyawan dapatkan jika karyawan tersebut telah mencapai tujuan organisasi dan memenuhi performance minimum.

5)      Development plan

Skill apa yang harus karyawan kembangkan untuk meningkatkan performancenya

6)      Objective setting

Karyawan mendapatkan seluruh feedback yang jelas dari performance yang telah karyawan tsb lakukan dari waktu lampau. Disini ia bisa mengetahui reward apa yang akan diperoleh atas performance yang telah dicapai dan akan dicapainya nanti pada masa yang akan datang.

Karyawan juga dijelaskan tentang perkembangan needs dan goal perusahaan.

6.5 WHO SHOULD PROVIDE PERFORMANCE INFORMATION?

6.5.1 Supervisors

Posisi supervisor merupakan posisi yang paling tepat untuk mengevaluasi kinerja karyawan yang dihubungkan dengan tujuan organisasi. Namun performance evaluation yang diberikan supervisor mungkin menjadi bias karena ia mengevaluasi kinerja berdasarkan penilaiannya sendiri, dan bukan berdasarkan tujuan organisasi secara kesaluruhan.

6.5.2 Peers

Yang menjadi masalah di dalam penilaian menggunakan peers evaluation adalah

1. hubungan persahabatan bisa menjadi bias dalam pekerjaan.
2. rekan kerja tidak terlalu diskriminatif terhadap dimensi-dimensi performance dibandingkan dengan supervisor.

6.5.3 Subordinates

Bawahan adalah sumber informasu yang baik dalam melakukan performance evaluation. Bawahan menilai manajer dalam hal :

1. membantu mengatasi masalah atau rintangan di dalam pekerjaannya.
2. melindungi karyawan dari politik di tempat kerja.
3. meningkatkan kompetensi karyawan.

Performance evaluatioan yang dilakukan bawahan lebih akurat ketika hasil ratingnya digunakan untuk tujuan developmental daripada tujuan administrative.

6.5.4 Self

Keuntungan penilaian terhadap diri sendiri yaitu :

1. karyawan lebih bisa menerima hasilnya dan mengurangi defensiveness.
2. karyawan dapat mengontrol aktivitas-aktivitas yang dilakukan selama periode review.

Yang dapat meningkatkan kualitas self appraisal :

• menggunakan comparative measurement system untuk membandingkan kinerja karyawan dengan orang lain ( pakai relative scale).
• Membiarkan karyawan mempraktekkan apa yang mereka rating.
• Menjamin kerahasiaan self appraisal.
• Mengembangkan rencana pengembangan diri di masa yang akan datang.

6.5.5 Customer

performance informasi dari customer akan menimbulkan biaya dan dapat memakan waktu. Pengukuran ini berguna untuk pekerjaan yang membutuhkan kemampuan tinggi dalam berinteraksi dengan masyarakat seperti : manajer, bagian pembelian, supplier, salesa representatives.

6.5.6 Disagreement Across Sources : Is This a Problem?

Jika informasi didapat dari lebih dari 1 sumber, maka akan melengkapi pengukuran. Penting bahwa employee memperoleh info bagaimana kinerja mereka dinilai dari setiap sumber. Jika ada disagreement, maka keputusan dibuat berdasarkan derajat kepentingan.

6.6 A MODEL OF RATER MOTIVATION

Tidak peduli siapa yang menilai performance, penilai dipengaruhi oleh bias yang membuat hasil rating menjadi menyimpang. Ketika terjadi rating yang tidak tepat karyawan akan merasa diperlakukan tidak adil dan organisasi bisa dituntut.

 

Rating Behavior dipengaruhi oleh

• Motivasi untuk memberi rating yang akurat.

-          Konsekuensi + dan - yang diharapkan dari keakuratan rating.

-          Kemungkinan dari pengalaman konsekuensi + dan –

• Motivasi untuk memberi rating yang tidak akurat.

-          Konsekuensi + dan - yang diharapkan dari ke tidak akuratan rating.

-          Kemungkinan dari pengalaman konsekuensi + dan –

Yang membuat supervisor termotivasi untuk memberikan rating yang tinggi adalah :

• Maximize the merit raise / reward

      Ingin memberikan reward yang tinggi kepada karyawannya.

• Encourage employee

Supervisor percaya kalau motivasi karyawan akan naik kalau penilaian 

performance tinggi.

• Avoid creating a written record

Supervisor tidak mau ada laporan tentang poor performance karyawan dan untuk menghindari konfrontasi.

• Avoid confrontation with employee

Supervisor tidak suka memberi feedback yang negatif terhadap karyawan.

• Promote undesired employees out of unit

Supervisor percaya bahwa jika karyawan menerima rating yang tinggi, dia akan dipromosikan.

• Make the manager look good to his/her supervisor

Jika semua karyawan di setiap unitnya high performer, supervisor bisa dilihat

sebagai pemimpin unit yang efektif.

Yang membuat supervisor memberikan rating yang buruk terhadap karyawan :

• Shock employees

Memberikan shock treatment kepada karyawan untuk menekankan kalau terjadi masalah.

• Teach a rebellious employee a lesson

Memberi pelajaran pada employee supaya mau bekerja sama.

• Send a message to the employee that he should consider leaving

Memberi penilaian buruk pada employee yang kurang baik kinerjanya supaya

meninggalkan perusahaan karena kurangnya communication skill.

• Build a strongly documented, Written record of poor performance

Berharap dapat membuang employee tertentu yang performancenya buruk.

6.7 PREVENTING RATING DISTORTION THROUGH RATER TRAINING PROGRAMS.

Rater training program adalah tujuan menyeluruh dalam menyediakan penilaian dengan alat yang dapat mengimplementasikan PMS secara efektif dan efisien.

Training programs akan mengcover topic :

1. Alasan implementasi PMS.
2. Bagaimana mengidentifikasi dan merank job activities.
3. Bagaimana mengobservasi, merecord, dan mengukur performance.
4. Informasi dari form penilaian dan system mechanic.
5. Bagaimana meminimalkan rating errors.
6. Bagaimana memimpin appraisal interview.
7. Bagaimana mentraining, melatih dan membimbing.